شركات ارشفة إلكترونية في مصر

أقرأ أيضًا: نظام الارشفة الالكترونية

⇐خطوات تنفيذ نظام الأرشفة الإلكترونية:-

Δتجميع الملفات:- يقوم فريق (أبّيت ديجيتال) -أفضل شركات ارشفة إلكترونية في مصر- بتجميع جميع ملفات شركتك الموجودة على أجهزة الكمبيوتر ونقوم بتحميلها على الإنترنت ببعض البرامج، وإذا كان يوجد ملفات ورقية في شركتك نقوم بتهيئتها لتكون سهلة الاستخدام عن طريق طباعتها باستخدام الماسح الضوئي لنخلصك تمامًا من المشكلات الناجمة من الأوراق مثل احتمالية ضياعها أو فقدانها بالحرق، وبالتالي تستطيع حفظ بيانات عملائك بأمان.

Δترتيب وتخزين الملفات باستخدام بيانات الوصف (Metadata):- نقوم بتقسيم الملفات حسب نوعها ونضع كل نوع من الملفات في مجموعة أو قسم خاص بها، كما نقوم بتخزين كل ملف ببيانات الوصف الخاصة به كلها مثل تاريخ تحميل الملف أو إنشائه، واسم الملف، واسم المستخدم الذي قام بإنشائه، وكل هذه البيانات تسهل على المستخدم استرجاع الملف في أي وقت.

Δفهرسة الملفات:- يحرص خبراء (أبّيت ديجيتال) -أفضل شركات أرشفة إلكترونية في مصر- على فهرسة الملفات بالترتيب الأبجدي حتى تحصل على نظام تخزين مرتب، ففي كل قسم أو مجموعة من الملفات التي تكون من نفس النوع نقوم بتنظيمها حسب ترتيبها الأبجدي لتبقى كل الملفات التي تبدأ بنفس الحرف متتالية وهكذا، لتحصل في النهاية على تدرج منظم وأنيق .

Δتهيئة الملفات لعملية الاسترجاع وخاصية البحث:- تعتبر عملية استرجاع الملفات والبحث عنها أهم خطوة يجب  الاهتمام بها كما تعتبر الهدف الرئيسي لعملية الأرشفة الإلكترونية ككل، حيث يجب أن تكون طريقة الاسترجاع سهلة وخالية من أي تعقيدات حتى توفر الوقت والمجهود على المستخدمين، وهذا ما تحرص عليه شركة (أبّيت ديجيتال) التي تعتبر أفضل شركات ارشفة الكترونية في مصر، بالإضافة إلى ذلك نوفر لك خاصية البحث عن الملفات حتى تتمكن من الوصول إلى الملف بسرعة، فكل ما عليك هو إدخال اسم الملف أو أول حرف من اسمه في مربع البحث وسيظهر لك.

δδأهم ميزتين يمكنك الحصول عليهما من نظام الأرشفة الإلكترونية:-

⊕الحصول على نظام حماية للملفات:- يوفر لك نظام الأرشفة الإلكترونية إمكانية تخزين وحفظ ملفاتك بأمان وحمايتها من أي حدث طارئ قد يحدث لها سواء الحذف عن طريق الخطأ (لأن هذا النظام يتميز بخاصية استرجاع البيانات بعد الحذف ولكن ببعض الخطوات التي تطلب بيانات خاصة من صاحب الشركة) أو حمايتها من الاختراق (حيث يمكنك حفظ ملفاتك الخاصة بكلمة مرور لا يستطيعأحد الوصول إليها طالما لم تسمح له بذلك) لذا فالنظام الذي تقدمه لك شركة (أبّيت ديجيتال) -أفضل شركات ارشفة إلكترونية في مصر- نظام محكم وآمن.

⊕تسهيل مشاركة الملفات مع أكثر من مستخدم في نفس الوقت:- إذا كان لديك موظفين يعملون بنظام العمل عن بعد فهذه الخاصية ستفيدك كثيرًا حيث يمكنك السماح لأكثر من موظف العمل على نفس الملف في نفس الوقت مما يسهم في إنجاز مهامك بإتقان ومرونة، ويستطيع كل موظف إدخال التعديلات على الملف وتصل إشعارات للموظفين المعنيين بالملف بهذا التعديل.